Makine doluluk oranı nasıl hesaplanır ve artırılır?

Bir kiralama filosunun kârlılığını belirleyen en önemli sayı, makinelerin ne kadarının ne kadar süre kirada olduğudur. Depoda bekleyen makine kira getirmez ama amortisman, sigorta, belge ve park maliyeti üretmeye devam eder. Bu rehberde doluluk oranını nasıl hesaplayacağınızı ve nasıl yükseltebileceğinizi anlatıyoruz.

Doluluk oranı nedir?

Doluluk oranı, bir makinenin belirli bir dönemde kirada geçirdiği sürenin o dönemin toplam süresine oranıdır. Tek makine için hesaplanabileceği gibi, bir kategori (örneğin tüm makaslı platformlar) ya da tüm filo için de hesaplanabilir. Yüzde olarak ifade edilir.

Zaman bazlı doluluk (%) = Kirada geçen gün ÷ Dönemdeki takvim günü × 100

Kirada geçen gün, makinenin şantiyeye çıkışından iadesine kadar geçen süredir. Dönem içinde birden çok kiralama varsa süreler toplanır; dönemin başından önce başlayan ya da sonundan sonra biten kiralamalarda yalnız dönem içine düşen kısım sayılır.

Örnek hesap

Üç makinelik küçük bir filoyu 30 günlük bir ay için düşünelim. Rakamlar örnektir.

Filo ortalaması tek başına yanıltıcı olabilir. Örnekte filo %66,7 dolu görünürken B makinesi ayın yarısından fazlasını depoda geçirmiştir. Kararları makine ve kategori düzeyinde vermek gerekir.

Zaman bazlı doluluk yetmez: gelir bazlı bakış

Bir makine ay boyunca kirada olabilir ama indirimli uzun dönem fiyatıyla; bir başkası yarım ay kirada olup kısa süreli yüksek fiyatla daha fazla kazandırabilir. Bu yüzden zaman bazlı doluluğun yanında gelir bazlı doluluğa da bakmak faydalıdır:

Gelir bazlı doluluk (%) = Dönemde gerçekleşen kira geliri ÷ (Liste aylık fiyatı × dönem ay sayısı) × 100

Gelir bazlı doluluk, indirimlerin ve fiyat türü seçiminin etkisini gösterir. Zaman doluluğu yüksek ama gelir doluluğu düşük bir makine, ya çok indirimli kiralanıyordur ya da yanlış fiyat türüyle (örneğin limitsiz aylık) kiralanıyordur.

Kullanılabilir gün ile hesaplamak

Bazı firmalar bakımda ve onarımda geçen günleri paydadan çıkarır; böylece ticari ekibin performansı ile teknik ekibin performansı ayrılır. Hangi yöntemi seçerseniz seçin, her ay aynı yöntemi kullanın; aksi hâlde aylar arası karşılaştırma anlamını yitirir.

Gelir bazlı örnek

Liste aylık fiyatı 75.000 TL olan bir makine ay boyunca kirada kalmış, ancak uzun dönem indirimiyle 60.000 TL'ye kiralanmış olsun. Zaman bazlı doluluk %100, gelir bazlı doluluk ise 60.000 / 75.000 = %80'dir. Aynı ay, liste fiyatı aynı olan başka bir makine 18 gün günlük fiyatla kiralanıp 54.000 TL getirmişse zaman doluluğu %60, gelir doluluğu %72'dir. İki sayıyı birlikte okumak, hangi makinede fiyatın, hangisinde talebin sorun olduğunu gösterir. Rakamlar örnektir.

Hedef doluluk nasıl belirlenir?

Her filo için geçerli tek bir "iyi doluluk" oranı yoktur; hedef, makinenin maliyetine ve fiyatına bağlıdır. Pratik bir başlangıç noktası, makinenin kendi sabit maliyetini karşıladığı doluluğu, yani başabaş doluluğunu hesaplamaktır.

Başabaş doluluk (%) = Aylık sabit maliyet ÷ Aylık liste kira bedeli × 100

Aylık sabit maliyet; amortisman ya da finansman taksidi, sigorta, belge ve kontrol giderleri, park ve genel giderden makineye düşen pay gibi, makine kirada olsun olmasın ödenen kalemlerden oluşur. Örneğin sabit maliyeti ayda 30.000 TL, aylık liste fiyatı 75.000 TL olan bir makine için başabaş doluluk %40'tır. Bu oranın altında kalan her ay o makine filoya zarar yazar; üstündeki her gün kâra katkıdır. Yakıt, bakım ve nakliye gibi kullanıma bağlı giderler de hesaba katıldığında gerçek eşik biraz daha yukarıdadır.

Saat bazlı kullanım

Doluluk günle ölçülür; ama makinenin ne kadar yıprandığını saat sayacı gösterir. Aynı doluluktaki iki makineden biri günde iki, diğeri günde on saat çalışıyorsa bakım maliyetleri ve ikinci el değerleri çok farklı olur. Aylık saat limitli kiralamalarda puantaj saatini doluluk raporunun yanında izlemek, limit üstü çalışmanın gerçekten faturalanıp faturalanmadığını da kontrol etmenizi sağlar.

Doluluğu düşüren sebepler

• İade ile sonraki teslim arasındaki boşluk: makine döner, temizlik ve kontrol bekler, yeni iş birkaç gün sonra başlar.
• Planlanmamış bakım: bakım, makinenin en çok talep gördüğü haftaya denk gelir.
• Belge eksikliği: periyodik kontrolü dolan makine yenilenene kadar sahaya çıkamaz.
• Görünürlük eksikliği: boştaki makinenin varlığından müşterilerin haberi olmaz.
• Yanlış filo bileşimi: talebi az olan modelden fazla, çok olan modelden az makine.
• Bölge uyumsuzluğu: makine talebin olmadığı depoda bekler.

Doluluğu artırmanın pratik yolları

1. İadeleri önceden görün. İade tarihi yaklaşan makineleri bir hafta önceden bilin; yeni işi iade gününe ya da ertesi güne bağlayın.
2. Rezervasyonu kayda alın. "Ayın 15'inde lazım olacak" diyen müşterinin talebini rezervasyon olarak girin; çakışma çıkarsa erkenden görürsünüz.
3. Bakımı boş günlere taşıyın. Bakım saatine az kalan makineyi, iki kiralama arasındaki boşlukta bakıma alın.
4. Belgeleri süresi dolmadan yenileyin. Periyodik kontrol ve sigorta bitişlerini en az bir ay önceden takip edin.
5. Boştaki makineyi duyurun. Depoda bekleyen makineyi ilan edin; mevcut müşterilerinize boş makine listesini düzenli gönderin.
6. Fiyat türünü işe göre seçin. Uzun işlerde aylık fiyatı saat limitiyle birlikte kullanın; kısa işlerde haftalık fiyat, günlük fiyatla aylık fiyat arasındaki boşluğu doldurur.
7. Düşük doluluklu makineleri sorgulayın. Üç ay üst üste düşük doluluk gösteren modeli başka bölgeye taşımak, farklı işlere önermek ya da filodan çıkarmak gündeme gelmelidir.

Doluluk ile kârlılığı birlikte okuyun

Yüksek doluluk her zaman yüksek kâr anlamına gelmez. Çok sık kiralanan ama her dönüşte onarım isteyen bir makine, daha az kiralanan ama sorunsuz bir makineden daha az kazandırabilir. Bu yüzden makine bazında gelirle birlikte bakım, yakıt, nakliye ve diğer giderleri de izleyin; doluluk ve net kârı aynı tabloda görün.

FiloHemen'de doluluk raporu

FiloHemen Raporlar bölümünde seçtiğiniz tarih aralığı için her makinenin kirada geçen gününü ve doluluk oranını, hakedişlerden gelen gelirini, makineye yazılan giderlerini ve net kârını aynı tabloda gösterir; tablo Excel (CSV) olarak indirilir. Planlama çizelgesi boş günleri, iadesi yaklaşan ve geciken makineleri gösterir; boştaki makineyi tek tıkla kiralahemen.com ilanına çevirebilirsiniz.

Rezervasyon ve sözleşme açmayı anlatan kullanım rehberi: Sözleşme oluşturma ve imza