İş makinesi puantajı nasıl tutulur?

Puantaj, kiralanan makinenin şantiyede her gün ne yaptığının kaydıdır. Aylık kiralamada fazla saatin, arızalı günlerin ve operatör gününün; saatlik kiralamada ise doğrudan faturanın dayanağıdır. Bu rehberde puantajın nasıl tutulacağını, saat sayacıyla nasıl karşılaştırılacağını ve ay sonunda nasıl onaylatılacağını anlatıyoruz.

Puantaj neden günlük tutulmalı?

Ay sonunda hatırlanarak doldurulan puantaj, anlaşmazlık çıktığında en zayıf belgedir. Hangi gün yağmur yüzünden çalışılmadığı, hangi gün hidrolik hortumun patladığı ya da hangi gün operatörün iki saat fazla kaldığı, birkaç hafta sonra kimsenin net hatırlamadığı ayrıntılardır. Günlük kayıt hem sizin hem müşterinizin elini güçlendirir.

Günlük kaydın ikinci faydası erken uyarıdır: makinenin üç gündür beklemede olduğunu ay sonunda değil, üçüncü gün öğrenirseniz müşteriyle konuşup makineyi başka işe kaydırma şansınız olur.

Bir günlük puantaj kaydında neler olmalı?

• Tarih ve makine (firma içi makine kodu).
• Şantiye ve bağlı olduğu sözleşme.
• Günün durumu: çalıştı, beklemede, arızalı ya da tatil / çalışılmadı.
• Çalışılan saat (yarım saat hassasiyetinde yeterlidir).
• Kısa not: bekleme ya da arızanın sebebi, vardiya bilgisi, yapılan işin özeti.
• Kaydı giren kişi.

Gün durumları: aradaki fark para demektir

Puantajdaki en önemli bilgi çalışılan saat değil, günün durumudur. Aynı "çalışılmayan gün" sebebine göre çok farklı sonuç doğurur:

Arıza ile bekleme ayrımı en çok tartışılan konudur. Makine sabah çalıştı, öğleden sonra arızalandıysa? Pratik bir kural, günün ağırlıklı durumunu yazıp ayrıntıyı nota düşmektir; yarım gün arızalar sözleşmede ayrıca düzenlenmişse ona göre davranılır.

Saat sayacıyla karşılaştırma

Puantajdaki saat toplamını makinenin saat sayacıyla karşılaştırmak, kayıtların güvenilirliğini sınamanın en iyi yoludur. Sayaç, motorun çalıştığı süreyi sayar; puantaj ise işin yapıldığı süreyi. Bu yüzden ikisi arasında küçük bir fark olağandır: ısınma, rölantide bekleme, şantiye içi yer değiştirme sayaca yazar ama puantaja genellikle yazılmaz.

Aşağıdaki örnekte bir haftalık puantaj ile sayaç karşılaştırılıyor. Rakamlar örnektir.

Sayaç farkı 39, puantaj toplamı 36 saattir. Üç saatlik fark, dört çalışma günü için makul bir rölanti ve hazırlık payı sayılabilir. Fark çok büyükse (örneğin puantaj 36, sayaç 60) iki ihtimal vardır: makine kayda geçmeyen saatlerde çalıştırılmıştır ya da puantaj eksik girilmiştir. Her iki durumda da konuyu ay sonunu beklemeden şantiyeyle konuşmak gerekir.

Ters durum, yani puantaj saatinin sayaçtan fazla olması, neredeyse her zaman bir kayıt hatasıdır: yanlış makineye girilmiş puantaj, iki kez girilmiş gün ya da sayacın yanlış okunması.

Kim girmeli, kim onaylamalı?

Puantajı en doğru giren kişi sahadaki kişidir: operatör ya da saha sorumlunuz. Ofisin görevi kaydı denetlemek ve eksik günleri takip etmektir. Ay sonunda puantaj, müşteri tarafında şantiye şefi ya da yetkili bir kişiye onaylatılmalıdır. Onaylı puantaj, hakedişin itiraza en kapalı ekidir.

• Her gün, gün bitmeden kayıt girin; en geç ertesi sabah.
• Girilmemiş günleri her sabah kontrol edin.
• Haftada bir sayaçla karşılaştırın.
• Ay sonunda müşteriye özet gönderip onay isteyin.
• Onaylanan puantajla hakedişi aynı gün kesin.

Puantaj ve hakediş ilişkisi

Aylık kiralamada puantaj iki şeyi belirler: kira bedelinden düşülecek arızalı günleri ve saat limitini aşan fazla çalışmayı. Saatlik kiralamada ise faturanın kendisidir. Operatörlü saatlik işlerde operatör günü, puantajda "çalıştı" olarak işaretlenen gün sayısından bulunur. Bu yüzden puantajdaki her hata doğrudan faturaya yansır.

Makine puantajı ile operatör puantajı

Operatörlü kiralamada iki ayrı puantaj söz konusudur: makinenin puantajı ve operatörün çalışma kaydı. Çoğu gün ikisi aynıdır, ama her zaman değil. Makine arızalıyken operatör şantiyede bekleyip onarıma yardım etmiş olabilir; operatör izinliyken müşterinin kendi operatörü makineyi kullanmış olabilir. Operatör ücreti ayrı faturalanıyorsa bu farklar not alanında açıkça yazılmalıdır.

Operatörün kendi bordrosu için tutulan mesai kaydı ile müşteriye faturalanan operatör günü de birbirinden farklı belgelerdir. Biri iş hukuku, diğeri kiralama sözleşmesi kapsamındadır; birini diğerinin yerine kullanmamak gerekir.

Sık yapılan hatalar

• Bekleme günlerini boş bırakmak. Boş gün, ay sonunda "çalışmadı mı, kayıt mı girilmedi?" sorusunu doğurur; her gün bir durumla işaretlenmelidir.
• Arızayı nota yazıp durumu "Çalıştı" bırakmak. Hakediş not okumaz; arızalı gün düşülecekse durum da arızalı olmalıdır.
• Vardiya uzamalarını yazmamak. Aylık saat limitli kiralamada fazla saatin tek dayanağı puantajdır.
• Makine değişimini puantaja yansıtmamak. Yerine gönderilen makinenin saatleri eski makinenin satırına yazılırsa iki makinenin de bakım ve sayaç kayıtları bozulur.
• Sayaç kontrolünü yalnız ay sonunda yapmak. Büyük farkı haftalık kontrolde yakalamak, sebebini bulmayı kolaylaştırır.

Ay sonu onayı için özet nasıl hazırlanır?

Müşteriye ay sonunda gün gün bir liste göndermek yerine kısa bir özet ve ekinde ayrıntılı çizelge göndermek onayı hızlandırır. Özette her makine için şu bilgiler yer almalıdır: kirada geçen gün sayısı, çalışılan gün ve toplam saat, arızalı ve beklemede geçen günler, varsa saat limiti ve limit üstü çalışma, dönem başı ve dönem sonu sayaç değerleri. Müşterinin şantiye şefi özeti kendi kayıtlarıyla birkaç dakikada karşılaştırabilir; itirazı olan gün varsa ayrıntılı çizelgede o güne bakar.

Onay yazılı alınmalıdır: imzalı çizelge, e-posta ya da mesajla verilen açık onay. Onaylanan özet, hakediş dökümünün ekine konur ve faturayla birlikte saklanır.

FiloHemen'de puantaj

FiloHemen'de puantaj iki yoldan girilir: saha ekibi telefondan günlük kayıt açar (durum, çalışılan saat, not) ya da ofis aylık çizelgede tüm makineleri tek ekranda doldurur. Aylık çizelge her makinenin saat toplamını ve dönem saat limitini yan yana gösterir. Dünün puantajı girilmemiş makineler Bugün ekranında listelenir. Hakediş, "Arızalı" günleri kiradan düşer, "Beklemede" ve "Tatil" günlerini düşmez, limit üstü saatleri fazla çalışma olarak ayrı satıra yazar. Çıkış ve iade sayaçları da kayıtlı olduğundan puantajı sayaçla karşılaştırmak kolaydır.

Günlük ve aylık puantaj girişini anlatan videolu kullanım rehberi: Puantaj girişi