Kiralama işindeki anlaşmazlıkların çoğu iki anın kaydına dayanır: makinenin şantiyeye teslim edildiği an ve geri alındığı an. İyi bir teslim tutanağı bu iki anı tarafların itiraz edemeyeceği açıklıkta kaydeder. Bu rehberde tutanağın içeriğini, fotoğraf düzenini ve imza sürecini anlatıyoruz.
Teslim tutanağı neyi kanıtlar?
Teslim tutanağı, makinenin belirli bir tarih ve saatte, belirli bir durumda karşı tarafa bırakıldığını gösterir. Kiralama süresinin başlangıcı, saat sayacının başlangıç değeri, yakıt seviyesi ve makinede o an var olan hasarlar bu belgeyle sabitlenir. İade tutanağı ise aynı bilgileri dönüş anı için kaydeder.
İki tutanak yan yana konduğunda üç sorunun cevabı netleşir: makine kaç gün ve kaç saat kullanıldı, yakıt farkı var mı, iadede görülen hasar teslimde de var mıydı? Tutanak yoksa ya da eksikse bu soruların cevabı tarafların hafızasına kalır.
Tutanakta bulunması gerekenler
Taraflar ve sözleşme bilgisi
- Kiraya veren firmanın unvanı ve iletişim bilgisi.
- Kiracı firmanın unvanı, şantiye adı ve adresi.
- Bağlı olduğu sözleşmenin numarası ve tarihi.
- Teslim eden ve teslim alan kişilerin adı, görevi ve telefonu.
Makine kimliği
- Firma içi makine kodu, kategori, marka ve model.
- Seri / şasi numarası; trafiğe çıkan makinelerde plaka.
- Model yılı ve varsa kapasite bilgisi.
- Makineyle birlikte gidiyorsa operatörün adı.
Teslim anının durumu
- Tarih ve saat (dakikasıyla).
- Çalışma saati sayacı değeri.
- Yakıt seviyesi; akülü makinelerde şarj durumu.
- Makineyle giden ekipman ve ataşmanlar: kova, çatal, sepet, şarj cihazı, anahtar sayısı.
- Görsel durum ve mevcut hasarların açık tarifi.
- Fotoğrafların çekildiği bilgisi ve fotoğraf sayısı.
- Teslim edilen evrak: kullanım kılavuzu, periyodik kontrol raporunun kopyası, sigorta poliçesi bilgisi.
Fotoğraf çekme düzeni
Fotoğraf, tutanağın en güçlü parçasıdır; ama yalnız düzenli çekildiğinde. Her teslimde aynı sırayı izlemek hem hız kazandırır hem de iadede aynı açıları karşılaştırmanızı sağlar.
- Makinenin dört yanı: ön, arka, sol, sağ; makinenin tamamı kadrajda olacak biçimde.
- Saat sayacı ekranı, rakamlar okunur netlikte.
- Yakıt göstergesi ya da akü şarj göstergesi.
- Mevcut hasarlar yakın plan; hasarın yerini gösteren ikinci, daha geniş bir kare.
- Lastikler ya da paletler, kova dişleri, sepet korkuluğu gibi aşınan parçalar.
- Makineyle giden ataşman ve ekipmanlar.
- Makinenin bırakıldığı yer; zemin ve çevre.
Fotoğrafların tarih ve saati çekim anında kaydedilmelidir. Sonradan bilgisayara aktarılıp e-postayla gönderilen fotoğraflarda bu bilgi kaybolabilir; tutanakla aynı kayda, aynı anda eklenen fotoğraflar çok daha güvenilirdir.
Sayaç ve yakıt kaydında dikkat edilecekler
Saat sayacı, hem saatlik işlerde faturanın hem de bakım planlamasının temelidir. Çıkış sayacı makinenin bir önceki iadedeki değerinden küçük olamaz; iade sayacı da çıkıştan küçük olamaz. Bu iki basit kural, yazım hatalarını teslim anında yakalar.
Yakıt seviyesini "yarım", "çeyrek" gibi kaba ifadelerle değil, belirli bir ölçekle yazmak karşılaştırmayı kolaylaştırır. Sekiz kademeli ölçek (boş, 1/8, 1/4 … dolu) yaygın ve pratik bir yöntemdir. Eksik yakıt bedelinin kademe başına ne olacağı sözleşmede yazılıysa iadede fark kolayca hesaplanır.
İmza ve onay
Tutanak, teslim alan kişi tarafından imzalanmadıkça tek taraflı bir beyandır. Sahada kâğıt kaybolur, imza okunmaz, imzalayanın yetkisi sorgulanır. Bu yüzden imzanın yanında imzalayanın adı ve görevi açıkça yazılmalıdır.
Dijital imza ekranı, imzayı tutanakla aynı kayda bağlar ve kaybolma riskini ortadan kaldırır. Bazı firmalar ek olarak teslim alanın cep telefonuna gönderilen tek kullanımlık kodla onay alır; böylece imzalayan kişinin o telefonun sahibi olduğu da kayda geçer. Hangi yöntemi kullanırsanız kullanın, onayın tarih ve saati tutanakta görünmelidir. FiloHemen'de sözleşmenin kendisi de müşterinin telefonuna gönderilen kodla onaylatılabilir; onaylanan hali, onay zamanı ve telefon numarası sözleşme çıktısında yer alır.
İade tutanağı ve hasar tespiti
İade tutanağı, teslim tutanağıyla aynı başlıkları içerir: tarih-saat, sayaç, yakıt, ekipman listesi, görsel durum ve fotoğraflar. Fark, iadede tespit edilen hasarın teslimdeki durumla karşılaştırılmasıdır. Yeni bir hasar varsa açıklaması, varsa tahmini bedeli ve kiracının bu konudaki beyanı yazılmalıdır.
Hasar bedeli tutanakta kesinleşmeyebilir; servis incelemesi gerekebilir. Bu durumda tutanağa "hasar tespit edildi, bedel servis raporuyla bildirilecek" notu düşmek, sonradan gelecek faturanın dayanağını oluşturur.
Teslim öncesi kontrol listesi
- Sözleşme onaylandı mı, şantiye adresi ve sorumlusu doğru mu?
- Makinenin periyodik kontrol raporu ve sigortası geçerli mi?
- Saat sayacı okundu ve yazıldı mı?
- Yakıt ya da şarj seviyesi yazıldı mı?
- Dört yön, sayaç, gösterge ve hasar fotoğrafları çekildi mi?
- Ataşman ve ekipman listesi eksiksiz mi?
- Teslim alanın adı, görevi ve telefonu yazıldı mı?
- İmza alındı ve tutanağın bir kopyası teslim alana iletildi mi?
Özel durumlar
Teslim alacak kimse yoksa
Makine şantiyeye sabah erkenden ya da mesai dışında bırakılıyorsa teslim alacak yetkili orada olmayabilir. Bu durumda makineyi bırakmadan önce müşteriyle teslim alacak kişiyi önceden kararlaştırmak en sağlıklısıdır. Bu mümkün değilse fotoğraflar her zamankinden daha titiz çekilmeli, makinenin bırakıldığı yer ve saat kaydedilmeli, tutanak ilk fırsatta yetkiliye imzalatılmalı ya da onaylatılmalıdır. Bu bekleme süresinde makinenin sorumluluğunun kimde olduğu sözleşmede açıkça yazılmalıdır.
Kiralama sırasında makine değişirse
Arızalanan bir makinenin yerine başka bir makine gönderildiğinde bu bir iade ve yeni bir teslimdir. Arızalı makine için iade tutanağı, yeni makine için teslim tutanağı düzenlenmelidir. İki makinenin sayaçları, yakıtları ve hasar durumları farklıdır; tek tutanakta birleştirmek ileride hangi makinenin ne kadar çalıştığını belirsiz bırakır.
Operatörlü kiralama
Makine operatörüyle birlikte kiralandığında makine fiilen sizin çalışanınızın kullanımında kalır. Yine de teslim tutanağı düzenlemek önemlidir: kiralama süresinin başlangıcı, sayaç değeri ve makinenin şantiyeye giriş durumu bu belgeyle sabitlenir. Operatörün adı ve belgelerinin teslim edildiği bilgisi tutanakta yer almalıdır.
Makine müşteri tarafından alınıp getiriliyorsa
Müşteri makineyi kendi aracıyla depodan alıyorsa teslim depoda yapılır ve nakliye sırasında oluşabilecek hasarlar da kiracının döneminde kalır. Bu durumda teslim yeri olarak deponuz, teslim alan olarak müşterinin şoförü ya da yetkilisi yazılmalı; iadede de aynı şekilde depoda tutanak düzenlenmelidir.
FiloHemen'de teslim ve iade
FiloHemen'de çıkış ve iade, sözleşme kalemi üzerinden telefonla yapılır. Saha ekibi tarih-saat, saat sayacı, sekiz kademeli yakıt seviyesi, teslim alan kişi, not ve fotoğrafları girer; teslim alan ekranda imzalar. Sayaç kuralları otomatik uygulanır, periyodik kontrolü ya da sigortası dolmuş makine çıkışta uyarı verir. İadede hasar notu ve tutarı ile yakıt farkı müşteri carisine işlenir. Firma antetli teslim tutanağı, çıkış ve iade bilgilerini yan yana gösterecek biçimde yazdırılır.
Teslim ekranını adım adım anlatan videolu kullanım rehberi: Şantiyeye çıkış (teslim)
Bu yazı genel bilgi amaçlıdır. Tutanağın hukuki sonuçları sözleşmenizin hükümlerine bağlıdır; sözleşme ve tutanak şablonlarınızı bir hukuk danışmanına kontrol ettirin.
1 dk 40 sn
1 dk 43 sn
1 dk 42 sn