İş makinesi kiralama hakedişi nasıl hesaplanır?

Hakediş, kiraya verilen makinenin belirli bir dönemde ürettiği bedelin dökümüdür. Kira bedeli tek satırdan ibaret değildir: arızalı günler, saat limitini aşan çalışma, operatör hizmeti ve nakliye ayrı ayrı hesaplanır. Bu rehberde hesap mantığını adım adım ve örnek rakamlarla anlatıyoruz.

Hakediş nedir, neden ayrı bir belge olmalı?

Kiralama sözleşmesi fiyatı ve şartları belirler; hakediş ise bu şartların belirli bir dönemde fiilen neye karşılık geldiğini gösterir. Bir ekskavatör ay boyunca şantiyede kalmış olabilir, ama iki gün arızalı, üç gün şantiye kaynaklı beklemede geçmiş ve birkaç gün de vardiya uzamış olabilir. Faturaya yalnız "1 ay kira" yazmak hem sizi hem müşteriyi belirsizlikte bırakır.

İyi hazırlanmış bir hakediş dökümü her satırın neden orada olduğunu açıklar: hangi makine, hangi tarih aralığı, kaç gün ya da saat, hangi birim fiyat. Müşterinin muhasebesi dökümü kendi puantajıyla karşılaştırabildiğinde onay süreci kısalır, tahsilat hızlanır.

Hesaba girmeden önce netleşmesi gerekenler

Hakediş, sözleşmede yazanı uygular. Bu yüzden aşağıdaki konuların teklif ve sözleşme aşamasında açıkça yazılmış olması gerekir:

• Fiyat türü: saatlik, günlük, haftalık, aylık ya da götürü (sefer).
• Aylık kiralamada saat limiti (örneğin tek vardiya için aylık belirli bir saat) ve limit aşımında uygulanacak fazla saat ücreti.
• Ay hesabının nasıl yapılacağı: takvim ayı mı, 30 gün esası mı?
• Arızalı günlerin kiradan düşülüp düşülmeyeceği; şantiye kaynaklı beklemenin nasıl değerlendirileceği.
• Operatör dahil mi, dahil değilse günlük operatör ücreti.
• Nakliye (mobilizasyon) gidiş ve dönüş bedeli; dönüşü müşteri yaparsa ne olacağı.
• Yakıtın kimde olduğu ve iadede eksik yakıtın nasıl faturalanacağı.
• Fiyatların KDV hariç mi dahil mi olduğu ve ödeme vadesi.

Fiyat türüne göre kira bedeli

Günlük kiralama

Kira bedeli = kirada geçen gün × günlük fiyat. Gün sayımı genellikle teslim anından itibaren 24 saatlik dilimlerle yapılır. İade birkaç saat geciktiğinde yeni gün yazılıp yazılmayacağı tartışma konusudur; bu yüzden birçok firma bir "geç iade toleransı" belirler. Tolerans iki saatse, teslimden 24 saat 1,5 saat sonra yapılan iade tek gün sayılır, 3 saat sonra yapılan iade ikinci gün olur.

Aylık kiralama

Aylık fiyatlı makine dönemin tamamında kirada değilse bedel orantılanır. Yaygın yöntem 30 gün esasıdır: aylık bedel × kirada geçen net gün / 30. Net gün, kirada geçen günlerden arızalı günlerin düşülmesiyle bulunur. Şantiye kaynaklı bekleme, makine hazır olduğu için genellikle düşülmez.

Saat limiti de aynı oranla orantılanır. Aylık limit 225 saat olan bir makine dönemde 20 net gün kirada kaldıysa, o dönem için limit 225 × 20 / 30 = 150 saattir. Puantajda bu sayının üstünde kalan saatler fazla saat ücretiyle faturalanır.

Saatlik ve götürü işler

Saatlik işte esas, puantajda kayıtlı çalışma saatidir. Puantaj yoksa iade ve çıkıştaki saat sayacı farkı kullanılabilir; ancak sayacın rölantide geçen süreyi de saydığını unutmayın. Götürü (sefer) işte ise iş başına tek bedel yazılır; saat ve gün tartışması doğmaz, bu yüzden kısa vinç ve nakliye işlerinde tercih edilir.

Operatör, nakliye ve diğer kalemler

Operatör hizmeti kira bedelinden ayrı satırda yazılmalıdır; çünkü operatörün çalıştığı gün sayısı makinenin kirada kaldığı gün sayısıyla her zaman aynı değildir. Aylık ve günlük işlerde operatör günü çoğunlukla net kira günüyle aynı alınır; saatlik işlerde ise operatörün sahada bulunduğu gün sayısı esas alınır.

Nakliye gidiş bedeli makinenin şantiyeye çıktığı dönemin, dönüş bedeli iade edildiği dönemin hakedişine yazılır. Uzun süreli bir kiralamada gidiş ilk ayda, dönüş son ayda görünür; ara aylarda nakliye satırı olmaz.

Bunların dışında iadede tespit edilen hasar bedeli, eksik yakıt farkı ve sözleşmede kararlaştırılmış diğer bedeller ayrı satır ya da ayrı cari kaydı olarak işlenir. Depozito alındıysa son hakedişte mahsup edilip edilmeyeceği sözleşmeye göre belirlenir.

Adım adım örnek hesap

Aşağıdaki rakamlar yalnızca hesap mantığını göstermek için seçilmiş örnek değerlerdir. Bir ekskavatör operatörüyle birlikte aylık fiyatla kiralanmış olsun. Makine ayın 10'unda şantiyeye çıkmış, dönem sonuna kadar 22 gün kirada kalmış, bunun 2 günü arızalı geçmiştir. Puantajda toplam 171 saat çalışma vardır.

Aynı makine bir sonraki ay tam dönem kirada kalır ve arıza olmazsa kira bedeli doğrudan 90.000 TL olur, limit 225 saattir; makine o ay iade edilirse dönüş nakliyesi de o ayın hakedişine eklenir.

Kısa örnekler

• Günlük kiralama: makaslı platform 6 gün × 3.500 TL = 21.000 TL; nakliye gidiş ve dönüş aynı dönemdeyse ikisi de eklenir.
• Saatlik iş: mobil vinç 4 saat × 2.750 TL = 11.000 TL; operatör hizmeti 1 gün olarak ayrıca yazılır.
• Götürü iş: tek seferlik kaldırma işi 1 sefer × anlaşılan bedel; operatör ve nakliye sözleşmeye göre ayrı ya da dahil.

KDV ve faturalandırma

Kiralama bedelleri genellikle KDV hariç konuşulur ve KDV hakedişin ara toplamı üzerinden hesaplanır. Örnekte kullanılan %20 yalnızca örnek orandır; güncel oranı her dönem kontrol edin. Bazı hizmet türlerinde ve alıcı gruplarında KDV tevkifatı söz konusu olabilir; operatörlü kiralama gibi hizmet içeren işlerde faturanızın doğru düzenlenmesi için mali müşavirinizin görüşünü alın.

Hakediş onaylandıktan sonra fatura kesilir ve tutar müşterinin cari hesabına borç olarak işlenir. Vade, faturayla birlikte başlar; tahsilatın takibi hakedişin doğal devamıdır.

Sık yapılan hatalar

• Arızalı günleri şantiye kaynaklı bekleme ile karıştırmak. İkisi farklı sonuç doğurur; puantajda ayrı işaretlenmelidir.
• Ay ortasında başlayan kiralamada saat limitini orantılamamak. Bu, fazla saatin hiç oluşmamasına ya da haksız yere çok yazılmasına yol açar.
• Nakliyeyi kira bedelinin içine gömmek. Müşteri iadeyi kendisi yaptığında dönüş bedelini ayırmak zorlaşır.
• Puantajı ay sonunda geriye dönük doldurmak. Tartışma çıktığında en zayıf belge budur.
• Hakedişi kesip cariye işlememek. Kesilen her hakediş, vadesiyle birlikte alacak takibine girmelidir.

FiloHemen hakedişi nasıl hesaplar?

FiloHemen'de hakediş, sözleşme kalemlerinden ve puantajdan beslenir. Her makinenin fiyat türüne bakar: aylık işte net günü ve orantılanmış saat limitini, saatlik işte puantaj saatini (puantaj yoksa sayaç farkını), götürü işte iş bedelini hesaplar. Arızalı günler düşülür, operatör hizmeti ve nakliye kendiliğinden ayrı satır olur, geç iade toleransı ayarlardan belirlenir. Kesilen hakediş müşteri carisine geçer ve vadesi takip edilir.

Hakediş ekranını adım adım gösteren videolu kullanım rehberi: Hakediş hesaplama ve kesme

Bu yazı genel bilgi amaçlıdır. Vergi oranları, KDV tevkifatı ve faturalandırma kuralları değişebilir; kendi durumunuz için mali müşavirinize danışın.